§1 Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej oraz osób korzystających z funkcjonalności rezerwacji konsultacji dostępnych w ramach Pracowni Psychologicznej „HARMONY FLOW”.

Administratorem danych osobowych jest HF Emphaty Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (30-504), przy ul. Kalwaryjskiej 69/9, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001094981, NIP 6793294205, REGON 528105760, zwana dalej „Administratorem”.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: iod@emphatygroup.pl.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), zapewniając ich odpowiednie zabezpieczenie oraz poszanowanie praw osób, których dane dotyczą.

§2 Zakres i cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania platformy internetowej umożliwiającej rezerwację konsultacji u specjalistów.

Przetwarzanie danych odbywa się w szczególności w celu umożliwienia dokonania rezerwacji wizyty, zapewnienia kontaktu z użytkownikiem w sprawach związanych z rezerwacją, realizacji płatności, obsługi zgłoszeń i reklamacji, a także zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego działania serwisu.

W związku z korzystaniem z platformy Administrator może przetwarzać dane takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje dotyczące dokonanej rezerwacji.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwia skorzystanie z funkcjonalności platformy, w szczególności dokonanie rezerwacji konsultacji.

§3 Zakres przetwarzanych danych

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie adekwatnym do celów wskazanych w §2, z zachowaniem zasady minimalizacji danych.

W związku z korzystaniem z platformy przetwarzane mogą być w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu, a także dane przekazywane dobrowolnie przez użytkownika w ramach formularza kontaktowego lub rezerwacyjnego.

Przetwarzaniu podlegają również informacje związane z dokonaniem i obsługą rezerwacji, w zakresie niezbędnym do jej realizacji, w szczególności termin wizyty, wybór specjalisty oraz status rezerwacji.

Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności danych dotyczących zdrowia.

§4 Dane szczególnych kategorii i relacja ze specjalistami

Administrator nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności danych dotyczących zdrowia.

Platforma internetowa Pracowni służy wyłącznie do umożliwienia użytkownikom dokonania rezerwacji konsultacji u specjalistów i nie obejmuje przetwarzania treści konsultacji ani danych przekazywanych w ich trakcie.

W przypadku przekazywania przez użytkownika danych dotyczących zdrowia w trakcie konsultacji, dane te przetwarzane są wyłącznie przez specjalistę prowadzącego konsultację, który działa jako odrębny administrator danych osobowych i ponosi samodzielną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawa.

Administrator nie ma dostępu do treści konsultacji ani do danych przekazywanych bezpośrednio pomiędzy użytkownikiem a specjalistą, o ile nie wynika to z obowiązujących przepisów prawa.

§5 Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w oparciu o przesłanki określone w art. 6 ust. 1 RODO.

Przetwarzanie danych odbywa się w szczególności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jako niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, polegających na umożliwieniu użytkownikowi dokonania rezerwacji konsultacji za pośrednictwem platformy.

W zakresie, w jakim przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Administrator może również przetwarzać dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w ramach swojego prawnie uzasadnionego interesu, polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa systemu informatycznego, utrzymaniu ciągłości działania platformy, prowadzeniu komunikacji z użytkownikiem w sprawach związanych z obsługą rezerwacji, a także dochodzeniu lub obronie roszczeń.

§6 Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji usług świadczonych za pośrednictwem platformy.

W szczególności dane mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym działającym na zlecenie Administratora, takim jak dostawcy systemów rezerwacyjnych, dostawcy usług IT, hostingodawcy oraz operatorzy płatności, którzy przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia zgodnie z art. 28 RODO i wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.

W zakresie niezbędnym do dokonania i obsługi rezerwacji dane mogą być również udostępniane specjalistom, u których użytkownik dokonuje rezerwacji konsultacji. Podmioty te działają jako odrębni administratorzy danych osobowych i ponoszą samodzielną odpowiedzialność za zgodność przetwarzania z obowiązującymi przepisami prawa.

Dane mogą być także przekazywane podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, w szczególności organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z obowiązujących regulacji.

§7 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem charakteru świadczonych usług oraz obowiązujących przepisów prawa.

Dane związane z dokonaniem i obsługą rezerwacji przechowywane są przez okres niezbędny do jej realizacji, a następnie przez czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy.

Dane przetwarzane w związku z realizacją obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, przechowywane są przez okres wymagany tymi przepisami, co do zasady przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Dane przetwarzane w celu kontaktu z użytkownikiem przechowywane są przez okres trwania komunikacji oraz przez czas niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile dalsze ich przetwarzanie nie znajduje podstawy prawnej.

§8 Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, w szczególności prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

W zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Realizacja powyższych praw może nastąpić poprzez kontakt z Administratorem, w szczególności za pośrednictwem adresu e-mail wskazanego w §1.

§9 Prawo wniesienia skargi

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy prawa.

§10 Pliki cookies i technologie podobne

Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz inne podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, analizy ruchu oraz prowadzenia działań marketingowych.

Pliki cookies wykorzystywane są w szczególności w celu utrzymania sesji użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa korzystania z serwisu, analizy sposobu korzystania ze strony oraz dostosowania treści reklamowych, w tym reklam wyświetlanych za pośrednictwem serwisów społecznościowych takich jak Facebook i Instagram.

W zależności od celu stosowania wyróżnia się pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony, które nie wymagają zgody użytkownika, oraz pliki cookies analityczne i marketingowe, które wykorzystywane są wyłącznie na podstawie uprzedniej zgody użytkownika.

Zgoda na wykorzystanie plików cookies może być wyrażona lub cofnięta w dowolnym momencie za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie. Użytkownik ma również możliwość zmiany ustawień swojej przeglądarki, jednak ograniczenie stosowania cookies technicznych może wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

§11 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Administratora z narzędzi informatycznych oraz usług podmiotów trzecich, w tym narzędzi analitycznych i marketingowych, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych odbywa się wyłącznie w przypadku zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską, zgodnie z przepisami RODO.

§12 Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, adekwatne do charakteru, zakresu oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Środki te obejmują w szczególności zabezpieczenie transmisji danych, kontrolę dostępu do systemów informatycznych, ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem danych, a także regularne przeglądy stosowanych zabezpieczeń.

§13 Postanowienia końcowe

Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 01.05.2026r.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych osobowych.