Pracowni Psychologicznej „HARMONY FLOW”
– konsultacje online

§1 Usługi i zasady ich świadczenia

1. W Pracowni Psychologicznej „HARMONY FLOW” (dalej: „PRACOWNIA HF”), należącej do HF Emphaty Group sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-504), przy ul. Kalwaryjskiej 69/9, wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001094981, świadczone są usługi wsparcia psychologicznego w formie konsultacji online.
2. PRACOWNIA HF współpracuje z psychologami oraz specjalistami, którzy realizują konsultacje na rzecz pacjentów za pośrednictwem platformy. Każdy specjalista działa w ramach swoich kompetencji i doświadczenia zawodowego.
3. Usługi oferowane przez PRACOWNIĘ HF skierowane są przede wszystkim do dzieci i młodzieży, a także do ich rodziców i opiekunów. Konsultacje mogą obejmować wsparcie emocjonalne, trudności wychowawcze, problemy szkolne oraz inne obszary związane z funkcjonowaniem psychicznym.
4. Wszystkie konsultacje realizowane są wyłącznie w formie zdalnej (online), z wykorzystaniem ogólnodostępnych narzędzi komunikacji takich jak Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp lub inne uzgodnione rozwiązania.
5. Standardowy czas trwania jednej konsultacji wynosi 50 minut, chyba że strony ustalą inaczej. W przypadku spóźnienia pacjenta czas konsultacji nie ulega wydłużeniu.
6. PRACOWNIA HF nie jest podmiotem leczniczym i nie świadczy usług medycznych ani psychiatrycznych. W przypadku potrzeby leczenia farmakologicznego lub innej specjalistycznej pomocy pacjent może zostać skierowany do odpowiednich placówek.

§2 Poufność i bezpieczeństwo

1. Specjaliści współpracujący z PRACOWNIĄ HF zobowiązani są do zachowania tajemnicy zawodowej oraz ochrony informacji uzyskanych w trakcie konsultacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami etyki zawodowej.
2. Treść spotkań ma charakter poufny i nie jest udostępniana osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych przepisami prawa lub sytuacji, w których istnieje zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta bądź innych osób.
3. Konsultacje nie są nagrywane ani utrwalane w żadnej formie przez PRACOWNIĘ HF ani specjalistów, chyba że obie strony wyrażą na to uprzednią, wyraźną zgodę. Pacjent zobowiązuje się również do nieutrwalania konsultacji bez zgody specjalisty.
4. W trosce o bezpieczeństwo pacjentów, w sytuacjach wymagających interwencji specjalista może podjąć działania zmierzające do zapewnienia odpowiedniej pomocy, w tym kontakt z opiekunem prawnym, osobą wskazaną przez pacjenta lub odpowiednimi służbami.
5. Pacjent zobowiązany jest do korzystania z konsultacji w warunkach zapewniających poufność, w szczególności poprzez przebywanie w miejscu umożliwiającym swobodną i nieskrępowaną rozmowę oraz zabezpieczenie dostępu osób trzecich do przebiegu konsultacji.

§3 Dane osobowe

1. Dane osobowe przekazywane przez pacjenta przetwarzane są wyłącznie w celu realizacji usług świadczonych przez PRACOWNIĘ HF, w szczególności w celu rezerwacji wizyt, kontaktu z pacjentem oraz organizacji i realizacji konsultacji.
2. Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do skorzystania z usług oferowanych przez PRACOWNIĘ HF, w szczególności do dokonania rezerwacji konsultacji.
3. Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim, z wyjątkiem przypadków wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz sytuacji, w których jest to niezbędne do realizacji usługi (np. podmiotom obsługującym system rezerwacji lub płatności).
4. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określa Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej.

§4 Rezerwacja i płatności

1. Rezerwacja konsultacji odbywa się za pośrednictwem systemu rezerwacji dostępnego na stronie internetowej PRACOWNI HF.
2. Warunkiem potwierdzenia wizyty jest dokonanie płatności z góry za konsultację. Brak płatności skutkuje anulowaniem rezerwacji.
3. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatorów płatności elektronicznych dostępnych na stronie.
4. Cena konsultacji zależy od wybranego specjalisty i jest każdorazowo wskazana w systemie rezerwacji przed dokonaniem płatności.
5. Dokonanie rezerwacji oraz płatności jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
6. Dokonanie rezerwacji stanowi zawarcie umowy o świadczenie usług w formie elektronicznej.
7. Pacjent zobowiązany jest do podania prawdziwych i aktualnych danych niezbędnych do dokonania rezerwacji oraz realizacji konsultacji.
8. PRACOWNIA HF zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji usługi w przypadku podania nieprawdziwych danych lub naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu.

§5 Zmiana i odwołanie wizyty

1. Pacjent ma możliwość zmiany terminu lub odwołania wizyty najpóźniej na 24 godziny przed planowaną konsultacją.
2. W przypadku odwołania wizyty w wymaganym terminie opłata może zostać zwrócona lub wykorzystana na inny termin konsultacji, zgodnie z ustaleniami z PRACOWNIĄ HF.
3. Odwołanie wizyty w czasie krótszym niż 24 godziny przed jej rozpoczęciem lub brak obecności na spotkaniu skutkuje utratą wniesionej opłaty.
4. W przypadku problemów technicznych po stronie PRACOWNI HF uniemożliwiających realizację konsultacji, konsultacja zostanie przełożona na inny termin lub opłata zostanie zwrócona.
5. W przypadku odwołania konsultacji przez specjalistę, pacjentowi przysługuje zmiana terminu lub pełny zwrot opłaty.
6. Za moment odwołania wizyty uznaje się chwilę skutecznego zgłoszenia zmiany lub odwołania za pośrednictwem systemu rezerwacji lub kontaktu z PRACOWNIĄ HF.

§6 Charakter usług i odpowiedzialność

1. Konsultacje prowadzone w ramach PRACOWNI HF mają charakter wsparcia psychologicznego i nie stanowią gwarancji osiągnięcia określonych rezultatów.
2. Odpowiedzialność za przebieg konsultacji ponosi specjalista prowadzący spotkanie, który działa zgodnie ze swoją wiedzą, doświadczeniem oraz zasadami etyki zawodowej.
3. PRACOWNIA HF pełni rolę platformy organizacyjnej umożliwiającej kontakt pacjenta ze specjalistą.
4. PRACOWNIA HF nie ponosi odpowiedzialności za treść konsultacji ani decyzje podejmowane przez specjalistę w trakcie jej realizacji.
5. PRACOWNIA HF nie świadczy usług terapeutycznych bezpośrednio, a jedynie umożliwia kontakt ze specjalistą.
6. Konsultacje nie stanowią formy diagnozy medycznej ani leczenia i nie zastępują kontaktu z lekarzem, psychiatrą lub innym specjalistą ochrony zdrowia.
7. Pacjent ponosi odpowiedzialność za decyzje podejmowane na podstawie uzyskanych informacji oraz za sposób wykorzystania przekazanych w trakcie konsultacji treści.

§7 Reklamacje

1. Pacjent ma prawo do złożenia reklamacji w przypadku zastrzeżeń dotyczących świadczonych usług.
2. Reklamacja powinna zostać zgłoszona drogą mailową lub pisemną i zawierać opis sytuacji, datę konsultacji oraz dane umożliwiające identyfikację wizyty.
3. Reklamacje należy kierować na adres e-mail: reklamacje@harmonyflow.pl
4. Reklamacje rozpatrywane są w terminie do 14 dni od daty ich otrzymania.
5. Odpowiedź na reklamację przekazywana jest w tej samej formie, w jakiej została zgłoszona, chyba że pacjent wskaże inną preferowaną formę kontaktu.
6. W przypadku konieczności uzupełnienia informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji, PRACOWNIA HF może zwrócić się do pacjenta o ich uzupełnienie, co może wydłużyć czas rozpatrzenia reklamacji.

§8 Konsultacje z osobami niepełnoletnimi

1. Usługi świadczone przez PRACOWNIĘ HF skierowane są w szczególności do dzieci i młodzieży, jednak każdorazowo wymagają udziału lub zgody rodzica albo opiekuna prawnego.
2. W przypadku osób niepełnoletnich rezerwacji wizyty dokonuje rodzic lub opiekun prawny, który jednocześnie akceptuje niniejszy Regulamin. Rezerwacja wizyty dla osoby niepełnoletniej jest równoznaczna z oświadczeniem, że osoba dokonująca rezerwacji jest rodzicem lub opiekunem prawnym dziecka oraz wyraża zgodę na udział dziecka w konsultacji psychologicznej online.
3. Rodzic lub opiekun prawny ponosi odpowiedzialność za przekazanie prawdziwych danych oraz zapewnienie odpowiednich warunków do realizacji konsultacji.
4. W zależności od wieku pacjenta oraz charakteru problemu konsultacja może odbywać się z udziałem rodzica lub opiekuna, częściowo z jego udziałem albo indywidualnie z dzieckiem lub młodzieżą, za zgodą opiekuna.
5. Specjalista może rekomendować obecność rodzica lub zmianę formy pracy, jeżeli uzna to za konieczne dla dobra pacjenta.
6. W sytuacjach wymagających interwencji, w szczególności w przypadku zagrożenia zdrowia lub życia, specjalista może skontaktować się z rodzicem, opiekunem lub odpowiednimi służbami.
7. Rodzic lub opiekun prawny ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa dziecka podczas konsultacji online.

§9 Warunki techniczne i realizacja konsultacji online

1. Konsultacje realizowane są w formie online z wykorzystaniem narzędzi komunikacji takich jak Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp lub inne uzgodnione rozwiązania.
2. Pacjent zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich warunków technicznych, w szczególności dostępu do stabilnego połączenia internetowego, urządzenia umożliwiającego komunikację (komputer lub telefon) oraz spokojnego i prywatnego miejsca do rozmowy.
3. PRACOWNIA HF nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne wynikające z urządzenia lub łącza internetowego po stronie pacjenta.
4. W przypadku problemów technicznych strony zobowiązują się do podjęcia próby ponownego połączenia lub skorzystania z alternatywnego komunikatora.
5. W przypadku braku możliwości realizacji konsultacji z przyczyn technicznych niezależnych od PRACOWNI HF, konsultacja może zostać przełożona na inny termin.
6. Brak połączenia ze strony pacjenta w umówionym czasie traktowany jest jako nieobecność na konsultacji.

§10 Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 01.05.2026r. i może ulec zmianie.
2. PRACOWNIA HF zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub sposobu świadczenia usług. O zmianach użytkownicy będą informowani poprzez stronę internetową.
3. Do umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.